2. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007

a. Phiên bản Office mới được thiết kế hướng người dùng

Có rất nhiều thay đổi tương tự nhau trong cả bộ Office 2007. Tin tốt lành đó là các lệnh và các công cụ đều đã được đưa ra trước mắt người dùng và luôn ở trạng thái sẵn sàng.

Thay vì có khoảng trên dưới 30 thanh công cụ hoặc các lệnh bị vùi dưới hàng tá menu hoặc trong các hộp thoại thì giờ đây bạn đã có một trung tâm điều khiển (Control Center) duy nhất kết hợp mọi thứ với nhau một cách trực quan.

Một khi đã quen thuộc với thanh Ribbon trong một chương trình (Word, Excel, Access...), bạn cũng sẽ cảm thấy dễ dàng trong một chương trình khác.

b. Các lệnh được tổ chức như thế nào?

Các lệnh Paste, Cut và Copy thường được sử dụng nhất trong Word và Excel, do đó, theo logic các lệnh này được đặt ở Tab Home, Tab đầu tiên trên thanh Ribbon.

Các lệnh tổ chức theo cách chúng được sử dụng. Microsoft nhận thấy người dùng có một số lệnh ưa thích mà họ dùng đi dùng lại hàng ngày. Những lệnh như thế hiện đã được đặt ở những nơi nổi bật và tiện dụng nhất.

Ví dụ lệnh Paste là lệnh có tần suất sử dụng cao nhất, như thế tại sao không cho nó một khoảng không gian lớn hơn so với các lệnh liên quan là Copy và Cut.

Các lệnh thông dụng không còn phải chia sẻ không gian trên thanh công cụ với những lệnh liên quan nhưng ít được dùng hơn. Những thứ hữu dụng sẽ được đặt trong tầm tay của bạn.

Những lệnh có tần suất sử dụng thấp sẽ chỉ có được một phần nhỏ trên thanh công cụ. Ví dụ người dùng ít sử dụng lệnh Paste Special hơn lệnh Paste, do đó muốn truy cập lệnh Paste Special bạn hãy nhấn phím mũi tên bên dưới lệnh Paste.

c. Nhiều lệnh chỉ xuất hiện khi cần thiết

Tab phụ Picture Tools xuất hiện khi bạn chèn một bức ảnh vào Word.

Những lệnh bạn thường sử dụng nhất nằm trên thanh Ribbon và luôn ở trạng thái sẵn sàng. Trong khi đó, một số lệnh khác chỉ xuất hiện khi bạn thực sự cần.

Chẳng hạn nếu bạn không có bức ảnh nào trong tài liệu thì các công cụ để xử lý hình ảnh sẽ không cần thiết phải xuất hiện.

Nhưng chỉ cần bạn chèn vào một bức ảnh, Tab phụ Picture Tools sẽ lập tức xuất hiện cùng với Tab con Format chứa các lệnh để bạn làm việc với các bức ảnh. Khi bạn kết thúc công việc với bức ảnh Tab Picture Tools cũng biến mất.

Nếu bạn muốn làm việc lại với bức ảnh, chỉ cần Click lên nó, Tab Picture Tools sẽ lại xuất hiện. Word biết bạn đang làm gì và cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết phù hợp. Thanh Ribbon phản ứng với các hành động của bạn.

Vậy bạn không cần phải lo lắng khi không luôn nhìn thấy tất cả các lệnh. Hãy thực hiện bước đầu tiên, sau đó mọi thứ bạn cần sẽ tự động xuất hiện.

d. Sẽ có nhiều tùy chọn hơn mỗi khi bạn cần

Click vào phím mũi tên ở phía dưới mỗi nhóm khi bạn cần nhiều tùy chọn liên quan tới nhóm đó:

1. Click vào phím mũi tên của nhóm Font

2. Hộp thoại Font xuất hiện với đầy đủ các tùy chọn.

Khi bạn thấy một phím mũi tên nhỏ phía dưới một nhóm có nghĩa là nhóm đó có thêm nhiều tùy chọn đang ẩn. Click vào phím mũi tên này (phím này được gọi là Dialog Box Launcher) một hộp thoại hoặc một bảng chứa lệnh (Task Pane).

Ví dụ trong PowerPoint, nhóm Font ở thẻ Home chứa các lệnh về font chữ như thay đổi kiểu chữ, kích thước, màu sắc, in đậm, in nghiêng, gạch dưới...

Nhưng nếu bạn muốn sử dụng các lệnh định dạng font ít thông dụng hơn như supperscript thì bạn phải click vào phím mũi tên bên dưới nhóm Font để mở hộp thoại Font có chứa lệnh supperscript và các lệnh khác liên quan đến font chữ.

Sau đó di chuyển điểm chèn nội dung tới cuối đoạn. 

Cuối cùng, nhấn vào phím Paste trên thanh Ribbon. Hoặc bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + V. Câu bạn muốn di chuyển đã được dời tới nơi bạn mong muốn. 

e. Xem trước thay đổi trước khi chọn

Bạn đã bao giờ phải rơi vào cảnh lặp đi lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn một Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hoặc hiệu chỉnh một bức ảnh. Nhưng những thay đổi đó dẫn đến một kết quả không vừa ý, thế là bạn nhấn Undo, sau đó lại thực hiện những lựa chọn khác. Vòng lặp nhàm chán đó diễn ra cho đến khi có một kết quả làm bạn hài lòng.

Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy ngay kết quả của từng tùy chọn. Mỗi khi bạn rê chuột ngang một tùy chọn nào đó phần văn bản hoặc hình ảnh mà bản muốn hiện chỉnh sẽ lập tức thay đổi tương ứng. Khi đã chọn được một giải pháp ưng ý, hãy click lên nó. Bạn sẽ không phải đụng đến lệnh Undo.

f. Tạo thanh công cụ của riêng bạn

Bạn đã bao giờ phải rơi vào cảnh lặp đi lập lại các thao tác Chọn Lựa - Hủy (Undo) - Chọn Lựa chưa? Bạn chọn một Font chữ, màu sắc, kiểu trang trí hoặc hiệu chỉnh một bức ảnh. Nhưng những thay đổi đó dẫn đến một kết quả không vừa ý, thế là bạn nhấn Undo, sau đó lại thực hiện những lựa chọn khác. Vòng lặp nhàm chán đó diễn ra cho đến khi có một kết quả làm bạn hài lòng.

Giờ đây, bạn có thể nhìn thấy ngay kết quả của từng tùy chọn. Mỗi khi bạn rê chuột ngang một tùy chọn nào đó phần văn bản hoặc hình ảnh mà bản muốn hiện chỉnh sẽ lập tức thay đổi tương ứng. Khi đã chọn được một giải pháp ưng ý, hãy click lên nó. Bạn sẽ không phải đụng đến lệnh Undo.

g. Sử dụng độ phân giải màn hình khác nhau làm thay đổi cách hiển thị của thanh Ribbon

Trong hình là một phần của một bản thông cáo báo chí, nhưng tất cả mọi thứ đều trông giống nhau. Không tiêu đề, không hướng dẫn, không có điểm nhấn quan trọng để gây sự chú ý cho người đọc. 

Nhóm Show/Hide trong Tab View hiển thị đầy đủ khi mà hình ở độ phân giải cao, khi màn hình có độ phân giải thấp, bạn phải nhấn vào nút mũi tên mới nhìn thấy được các lệnh.

Những gì bạn đã tìm hiểu về phiên bản Office mới cho đến giờ được áp dụng khi màn hình của bạn có độ phân giải cao.

Nếu màn hình của bạn có độ phân giải thấp, 800x600 pixel chẳng hạn, thì một số nhóm lệnh chỉ hiển thị tên nhóm chứ không hiển thị tất cả các lệnh. Bạn phải nhấn vào nút mũi tên bên dưới tên nhóm để truy cập tất cả các lệnh. 

Nhìn vào hình minh họa trên, ở độ phân giải cao nhóm Show/Hide hiển thị đầy đủ các lệnh, trong khi đó với độ phân giải thấp hơn nó chỉ hiển thị tên nhóm mà không có lệnh nào. Trong trường hợp này bạn phải nhấn vào nút mũi tên để truy cập các lệnh. 

Tổng quát, một nhóm chỉ hiện tên nhóm ở độ phân giải thấp là những nhóm lệnh thường ít được sử dụng. 

Chế độ Minimize: dù ở bất kì độ phân giải nào, nếu bạn thu nhỏ cửa sổ chương trình lại thì một số nhóm sẽ chỉ còn hiển thị tên nhóm. Càng thu nhỏ cửa sổ chưa trình thì số nhóm chỉ hiển thì tên sẽ tăng lên. 

Tablet PC: Nếu bạn dùng Tablet PC (Máy tính dạng bảng) với màn hình nhỏ bạn sẽ thấy Office 2007 sẽ hiển thị một phiên bản thanh Ribbon với các Tab và nhóm nhỏ hơn. Ngược lại với màn hình lớn.